Номенклатура - це основа діловодства на підприємстві

Номенклатура - це систематизований переліквизначених найменувань справ, які були заведені в діловодстві підприємства, з обов'язковим зазначенням термінів їх збереження. Вона оформляється за затвердженою формою.

Суміжних ділянкою роботи зі складаннямноменклатури є архів, який з метою якісного укомплектування необхідними документами здійснює контроль і надає необхідну практичну і методичну допомогу службі діловодства організації при складанні номенклатури. Відповідальність за складання її несе служба документаційного забезпечення підприємства.

Номенклатура справ організації є базою прискладанні описів справ різного терміну зберігання, а також одним з основних документів в діловодстві. А архів використовується для здійснення обліку тимчасово зберігаються справ. Номенклатурою закріплюється систематизація справ, яка використовується при формуванні схеми картотеки на всі виконувані документи.

У діловодстві використовується декількох видівноменклатура. Це типова, індивідуальна і приблизна для кожної конкретної організації. Так, типовий номенклатурою встановлюється структура справ, які заводяться в діловодстві аналогічних організацій. Вона має статус нормативного документа.

А ось приблизна номенклатура - це встановленийсклад справ зразкового характеру, що заводяться в діловодстві підприємств, на які поширюється її дія, з обов'язковим зазначенням індексів. Статус цього типу документа - рекомендаційний.

Сукупність типових і зразкових номенклатур складають індивідуальну.

Структура даних документів представленазаголовками справ, передбачених для закладу в діловодстві підприємства і конкретизованих з урахуванням спрямованості організації. А термін зберігання справ, затверджений приблизною або типовий номенклатурою, переноситься в індивідуальну в незмінному вигляді.

Номенклатура - це документ, складений зазатвердженою формою на основі відповідних номенклатур підрозділів, які розроблені за типовою формою, узгоджені з архіваріусом і підписані в обов'язковому порядку керівниками даних підрозділів. Оформляється цей документ на бланку підприємства.

Номенклатура справ бухгалтерії є саме тієюскладовою частиною загальної номенклатури, що підлягає затвердженню керівником підприємства. Формується розглянутий документ протягом останнього кварталу поточного року.

А узгоджена з архіваріусом номенклатура справпідлягає уточненню в самому кінці кожного року з обов'язковим затвердженням впроваджуються змін керівником підприємства. Введення її в дію здійснюється з першого січня наступного року.

Номенклатура підлягає складанню на базівивчення змісту і складу документів, які мають місце в діяльності підприємства. При її складанні необхідно керуватися положенням про підприємство або статутом, відповідними положеннями про його структурні підрозділи, номенклатурою попереднього року, штатним розкладом, типовими і відомчими документами з обов'язковим зазначенням термінів їх зберігання.