Терміни зберігання кадрових документів визначається Переліком архівних документів

Документом прийнято вважати документовануінформацію, зафіксовану на матеріальному носії і має реквізити, завдяки яким здійснюється її ідентифікація. Для організації швидкого пошуку і правильного зберігання документів, що стосуються особового складу, служба управління персоналом повинна складати і затверджувати свою Номенклатури справ за єдиною уніфікованою системою, яка діє в організації. Терміни зберігання кадрової документації, як прописано в пункті 75 ГОСТ Р 51141-98, встановлюються Номенклатури справ організації, яка складається з урахуванням термінів зберігання, зазначених у Переліку типових архівних документів управлінського характеру, які виникають в результаті діяльності різних органів влади і організацій (затверджений 25.08. 2010 року наказом по Міністерству культури РФ № 558).

Служба управління персоналом формує особистісправи всіх співробітників організації. Згідно з Переліком, терміни зберігання наказів по кадрам становлять 75 років, після чого, за рішенням ЕПК (спеціальна експертно-перевірочна комісія), вони утилізуються. Це стосується Наказів, розпоряджень та інших документів до них відносяться (інформація у вигляді довідок, зведень, доповідей):

про прийом, суміщенні, перекладі, переміщення, звільнення;
про підвищення кваліфікації, про атестацію, про присвоєння звань (чинів);
про нагородження та заохочення;
по оплаті праці, по різним виплатам і премій;
на відпустку, який надається для догляду за дитиною;
на відпустку без збереження змісту;
про зміну прізвища;
на різні види відпусток для тих, хто працює у важких, небезпечних та шкідливих умовах праці;
про чергуваннях, пов'язаних з основною діяльністю;
про тривалі відрядження (всередині країни і за кордоном);
про відрядження працівників, які працюють у важких, небезпечних та шкідливих умовах праці.

Для справ, що містять іншу категорію Наказів,розпоряджень і різної документованої інформації (до них відносяться зведення, довідки, інформації або доповіді) і стосуються щорічних планових і оплачуваних відпусток, дисциплінарних стягнень, навчальних відпусток, графіків чергувань, відряджень на нетривалий час (внутрішньоросійських або зарубіжних), Переліком встановлено 5-ти річні терміни зберігання кадрових документів.

В папці (справі) під однією обкладинкою можутьпоміщатися лише ті документи, для яких у цій Класифікації встановлені однакові терміни зберігання кадрових документів. Всі вони розташовуються в строгому порядку. Справа починає формуватися з заяви з проханням про прийом на роботу. Потім доповнюється напрямком на переговори або поданням на співробітника, анкетою і листком з обліку кадрів з доповненнями до особового листка про заохочення і по обліку кадрів. У справі присутня в обов'язковому порядку документи про освіту, а також автобіографія. Виписки з наказів про переміщення, нове призначення або звільнення співробітника, а також характеристики, довідка-об'єктивка і інші документи, що стосуються окремого співробітника, включаються в справу окремою групою. Всі документи в справі розташовуються в хронологічній послідовності.

Кожна заява (скарга) і матеріали пророзгляді (якщо вони не стосуються питань щодо поліпшення виробничої діяльності) відносяться до документів кадрової служби і входять в справу самостійної групою, відокремленою листом-роздільником. При повторному отриманні заяви (скарги) або виникненні додаткових матеріалів їх підшивають до цієї групи. Документи розташовуються в алфавітному або хронологічному порядку. Для даної категорії справ терміни зберігання кадрових документів також встановлюються Номенклатури з урахуванням Переліку, затвердженого Наказом № 558. На обкладинці кожної справи в обов'язковому порядку вказується цифрова або буквена індексація і, звичайно, терміни зберігання кадрових документів.