Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста: зразок і основні правила
Журнал (книга) касира-операціоніста - виддокументації, яку необхідно вести для кожного касового апарату в організації. При цьому важливо не тільки його правильно зареєструвати і оформити, але і заносити в дану книгу обліку щоденні записи за встановленим зразком без виправлень. Розберемо всі актуальні вимоги до журналу касира на 2016-2017 рр.
Визначення і роль журналу
Інша назва книги касира - форма КМ-4. Вона обов'язкова з 25.12.1998 р по постанові №132 Держкомітету статистики. Для кожного ККМ (контрольно-касового апарату) необхідна наявність одного такого зведеного документа. Ведення цього журналу - обов'язок операціоніста, касира, що обслуговує клієнтів за допомогою ККМ і приймає від останніх готівку в ролі плати за продукцію, послугу, роботу і т.д. Дана книга є первинною обліковою документацією з бухобліку грошових коштів.
У КМ-4 щодня фіксуються показання, зняті зККМ, і суми грошей, які пройшли через касовий апарат. Працівник на початку і кінці дня записує в неї показання лічильників ККМ (так званий Z-звіт) - різниця між ними і буде вважатися виручкою за поточний день. Головна роль журналу касира - звірка фактичного залишку грошей в касі з тим, що нарахувала касова машина.
Про необхідність обов'язкового ведення форми КМ-4 говорить лист Мінфіну №104 (30.08.1993) і лист ФНС № ОД-4-2 / 11941 @ (23.06.2014).
Правила оформлення та заповнення
При оформленні журналу касира-операціоніста важливо звернути увагу на наступні деталі:
- КМ-4 в обов'язковому порядку підлягає прошивці всієї книги цілком або тільки листів.
- Підпис на контрольному листі повинна бути руки ІП або керівника організації. Вона повинна завірятися відбитком печатки, якщо остання використовується установою.
- У книзі обов'язково нумерується кожен аркуш, починаючи з першого. Сторінки нумерувати не потрібно.
- На останньому аркуші обов'язкове позначка: «В журналі пронумеровано, прошнуровано та скріплено підписом (і печаткою) ... аркушів». Частина цього тексту обов'язково повинна заходити на контрольний лист.
Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста (зразок конкретної записи ви побачите далі)? Правила такі:
- Писати в книзі можна тільки кульковою або чорнильною ручкою з темно-синім чорнилом.
- Записи вносяться в строгому хронологічному порядку. Одна рядок - це один касовий день.
- Джерелом для записів служить тільки Z-звіт -інформація не повинна бути підсумком самостійних підрахунків. Якщо за касовий день було знято кілька таких звітів, то в книгу необхідно внести дані по кожному з них.
- Кожен запис має бути засвідчена підписом касира, IP і керівника.
- У книзі не повинно бути виправлень і помарок.
Якщо в роботі касир-операціоніст помилку в уже внесеної записи, виправити її можна, слідуючи інструкціям нижче:
- Помилкові дані потрібно перекреслити, потім вказати поруч вірну інформацію, а також дату виправлення.
- Помарку своїм підписом завіряє сам касир, а також його безпосередній керівник.
- Якщо масштаб помилки вимірюється кількома сторінками або листами, то допускається їх перекреслення хрест-навхрест.
Якщо все помарки виправлені за вказаною схемою, то вони не повинні бути караними для працівника.
Вимоги до титульного аркушу
Титульний аркуш журналу касира-операціоніста повинен бути оформлений наступним чином до безпосереднього пред'явлення книги в податкову інспекцію:
- У верхній частині повинно бути прописано повне найменування установи, його адреса.
- Далі - інформація про ККМ - марка, тип, модель. У правій частині - номер виробника і реєстраційний номер, який повідомляє ЦТО або податковий інспектор при реєстрації апарату.
- Обов'язково вказати, коли було розпочато заповнення книги, і згодом - коли була проведена остання запис.
- Необхідно вказівку посади і П. І. Б. відповідальної особи - касира, який працює за трудовим договором.
Заміна форми КМ-4
Перед стартом роботи книга операціоністаобов'язково повинна бути зареєстрована в ИФНС. До цього часу вона вже повинна мати заповнений титульний лист, нумеровку сторінок, запис на останній сторінці, яка зачіпає контрольний лист, бути прошита.
Новий журнал слід починати тільки тоді, колиповністю заповнений старий (кожна форма розрахована на 1000 записів). Причиною заміни також може бути очевидна ветхість книги або її істотні пошкодження.
Графи журналу КМ-4 і їх значення, перевірочні формули
Говорячи про те, як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста, зразок якого ви вже побачили на фото, розберемо всі існуючі в ньому графи, розкривши їх значення.
| графа | Назва | вноситься інформація |
| 1 | Дата зміни | Вводиться дата, надруковані в чеку - Z-звіті |
| 2 | номер відділу | Графа заповнюється, якщо всередині організації існує розбиття на секції |
| 3 | ПІБ відповідальної особи | Якщо журнал веде один і той же касир-операціоніст, то допустимо вказати ПІБ в початковому рядку, а в наступних ставити прочерки (- // -) |
| 4 | Графа порядкового номера контрольного лічильника на закінчення зміни | Записується порядкове число Z-звіту - ця інформація видна в ньому самому |
| 5 | Звіт фіскальної пам'яті (контрольний лічильник), реєструючий суму переказів показань підсумовуючого лічильника | Деякі касири записують сюди кількість продажів за день, деякі дублюють інформацію з графи 4. Більшість радять залишати цей розділ незаповненим |
| 6 | Показання підсумкових лічильників на початок дня | Необнуляемая підсумкова сума кінця попередньої зміни (Z-звіт вчорашнього дня) - збігається з даними графи 9 попереднього запису |
| 7 | підпис касира | |
| 8 | підпис адміністратора | |
| 9 | Дані підсумкових лічильників на кінець зміни | Необнуляемая підсумкова сума на кінець робочого дня |
| 10 | Сума денної виручки | Вказана в Z-звіті. Для перевірки її можна розрахувати так: графа 9 - графа 6 = графа 10 |
| 11 | здані готівкові | Суми готівки, віддані операціоністом в головне касове сховище. Перевірити вірність підрахунків можна за формулою: графа 10 - графа 13 - графа 15 = графа 11 |
| 12 | Оплачено за документацією, шт. | Сюди записується кількість продукції, чия покупка була оплачена картами, дорожніми чеками і т.д. |
| 13 | Оплачено за документами, руб. | Сума покупок з графи 12 |
| 14 | Здано всього рублів | Вказується вся здана головному операционисту грошова сума - і готівкова, і безготівкова. Якщо не було помилково вибитих чеків, повернення товарів, то дані звідси рівні графі 10 |
| 15 | Суми, повернуті клієнтам по невикористаним чекам ККМ | Помилково пробиті чеки, повернення товару обов'язково також занести в форму КМ-3 |
| 16 | Підписи на кінець зміни касира, адміністратора, керівника | Графи 17 і 18 допускається підписувати однією рукою |
| 17 | ||
| 18 |
Розглянемо заповнення журналу на конкретному прикладі.
Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста: зразок
Припустимо, при закритті зміни 10.05.2017 касиром був знятий звіт №3210. Згідно з ним виручка за день склала 23845.12 рублів. Необнуляемий підсумок дорівнював 50645.20 рублів. Його показники за вчора - 26800.08 рублів. Було повернуто товар на суму 2114.50 рублів. Внесемо інформацію в КМ-4.
| номер графи | інформація |
| 1 | 10.05.2017 |
| 2 | --- |
| 3 | Іванова А.А. |
| 4 | 3210 |
| 5 | --- |
| 6 | 26800.08 |
| 7 | (Підпис) |
| 8 | (Підпис) |
| 9 | 50645.20 |
| 10 | 23845.12 (50645.20 - 26800.08) |
| 11 | 21730.62 (23845.12 - 2114.50) |
| 12 | --- |
| 13 | --- |
| 14 | 21730.62 |
| 15 | 2114.50 |
| 16 | (Підпис) |
| 17 | (Підпис) |
| 18 | (Підпис) |
Повернення і зберігання грошових коштів
Як правильно заповнювати журналкасира-операціоніста? Зразок демонструє повернення товарів споживачам. Такі ситуації, крім занесення в КМ-4, обов'язково повинні заноситися в КМ-3. Повернення відбувається через главкассу організації, рідше - через КММ певного операціоніста.
Уся готівка, яка зберігається в касовомуящику, обов'язково здається в кінці зміни безпосередньому керівнику, ІП або в главкассу. Операціоніст не має право розпоряджатися цими сумами після внесення запису в журнал.
еквайринг
Еквайрингом називається безготівковий розрахунок ззастосуванням банківських карток. Це відносно недавнє нововведення часом виникає плутанина при заповненні журналу операціоніста - графа денної виручки включає в себе велику суму, ніж та, що зберігається в касі. Крім того працівник обов'язково повинен вести облік споживачів (зберігати їх екземпляри чеків для себе), які розплатилися безготівковим чином.
Як правильно заповнювати журналкасира-операціоніста, зразки в цій статті наочно показали. Ця книга є одним з найважливіших документів при веденні розрахунково-касової діяльності. Її відсутність, так само як і втрата, тягне за собою штрафи, що накладаються перевіряючими органами ИФНС, і самому працівникові, і організації.
