Як зробити в "Ворді" список за абеткою: поради

Робота з документами в програмі «Ворд» частопередбачає складання списків за алфавітом. Так, студентам необхідно оформляти списки літератури, керівникам або їх секретарям - списки співробітників. Звичайно ж, для зручності роботи потрібно знати, як зробити в «Ворді» список за алфавітом автоматично. Це досить просто. У цій статті описано, як складати прості і нумеровані списки, за основу яких взято поділ тексту на абзаци.

підготовка

Перед тим як зробити в «Ворді» список заалфавітом, матеріали (позиції майбутнього списку) потрібно підготувати. Вони повинні задовольняти простому вимогу: кожна позиція повинна бути відокремлена від іншої знаком абзацу. На цьому етапі ваші матеріали вже будуть являти собою список, однак він буде позбавлений структури.

Поширеною помилкою при складанні списківє проставлення зайвих абзаців. Наприклад, якщо кожна позиція являє собою не один рядок, а абзац складної структури (скажімо, бібліографічний опис і анотація), легко пропустити зайвий знак абзацу, що відокремлює вихідні дані книги від її опису. Ця помилка чревата тим, що програма прочитає ці дві частини як незалежні, зробить з них різні позиції, відповідно, розподілить в списку за алфавітом далеко один від одного.

Друга поширена помилка - відсутність знакаабзацу на кордонах позицій. Замість нього може стояти інший знак (наприклад, пропуск). Так часто трапляється, коли абзац займає рядок, а перенесення на нову здійснюється автоматично, а не примусово, тобто натисканням клавіші Enter. В цьому випадку "Ворд» не розділить елементи списку і, відповідно, відсортує "злиплі" елементи за першою з них.

Тому, перед тим як складати списоклітератури за алфавітом в «Ворді», включіть режим відображення недрукованих знаків і переконайтеся, що, по-перше, кожна майбутня позиція відокремлена від наступної знаком абзацу, по-друге, всередині кожного абзацу не міститься зайвих поділів.

Сортування за алфавітом

Щоб відсортувати вийшов список в алфавітному порядку, виділіть її та на вкладці «Головна» в закладці «Абзац» знайдіть кнопку «Сортування».

У вікні, в лівому полі виберіть опцію «Абзац», а в правом ( «Тип») - опцію «Текст».

Таким чином, критерієм відділення одногофрагмента від іншого для програми буде абзац (його «Ворд» прийматиме за одиницю списку), а сортування буде відбуватися не за датою і не по числах, а по буквах.

Зверніть увагу, що «Ворд» дозволяє сортувати по спадаючій і по зростанню: досить зробити відповідний вибір.

Після натискання кнопки ОК ваш список буде відсортований за алфавітом.

Поширена помилка при створенні нумерованого списку

Студенти і автори інших кваліфікаційних робітчасто цікавляться тим, як зробити в «Ворді» список за алфавітом, що містить також і нумерацію. Це досить просто, якщо не допустити однієї помилки, яка чомусь є досить поширеною.

Справа в тому, що програма вміє сортувати і по буквах, і по числах, тому нерідко можна бачити, як автор роботи вручну нумерує список, а потім намагається його відформатувати. Це хибний шлях.

Створення нумерованого списку за алфавітом

Для того щоб список був відсортований за алфавітом і при цьому залишався нумерованим, його потрібно оформити як нумерований.

Для цього виділіть список і натисніть на вкладці«Главная» кнопку «Нумерація». Кожному з абзаців буде присвоєно відповідний номер. Нумерований список за абеткою в «Ворді» створюється за тим же алгоритмом, що і ненумерований. При сортуванні нумерація автоматично змінюється (оновлюється).

Продовження списку

Важливо знати не тільки те, як зробити в «Ворді» список за алфавітом, а й те, як його продовжити.

Якщо базу матеріалів потрібно доповнити однієї абобагатьма позиціями, не обов'язково шукати для них відповідне місце, досить вписати їх як окремі абзаци, потім виділити весь список і знову впорядкувати - новим елементам списку програмою будуть знайдені відповідні місця, а нумерація знову оновиться.

особливості форматування

Іноді виникають складнощі з тим, що список поалфавітом в «Ворді 2010» (як і в більш ранніх версіях) при включенні в нього нових позицій не форматуються автоматично. Найпоширеніша проблема в тому, що ваша програма нумерує знову додані елементи і при оновленні сортування виносить їх за межі загального списку.

Щоб уникнути цього, необхідно не простодописати нові абзаци в кінці списку, а й включити в загальну нумерацію. «Ворд» - досить примхливе додаток, тому на цьому етапі трапляється, що вставлені елементи нумеруються, проте їх форматування відрізняється від всіх інших позицій. Тому включати в загальну нумерацію нові елементи краще за допомогою кнопки «Формат за зразком», що знаходиться зліва на вкладці «Головна».

Поставте курсор на цифрою частину списку,виділіть повністю один з абзаців, включаючи кінцевий незримий символ, двічі клацніть на кнопці «Формат за зразком», а потім виділіть нові абзаци списку. Вони будуть включені в загальний список.

Тепер можна виділяти весь список і заново сортувати його.

Як це часто буває, розповідь про те, як в«Ворді» розставити за алфавітом список, набагато складніше і довше самої процедури. Досить кілька разів пройти всі етапи від початку і до кінця, і сортування списку не становитиме жодних труднощів.