Приклад пояснювальної записки. Як написати пояснювальну записку?

У кожної людини напевно бували випадки нароботі, коли доводилося писати пояснювальну записку. На перший погляд здається, що все просто, але коли доводиться її писати, складно зібратися з думками і довести до керівництва суть проблеми. Отже, в цій статті поговоримо про те, як правильно складати подібний документ і розглянемо приклад пояснювальної записки.

Що це таке?

Для початку спробуємо відповісти на питання про те,що таке пояснювальна записка. По суті, цей документ пояснює керівній особі точку зору його автора з приводу події, що сталася (прогул або запізнення на роботу, порушення термінів виконання завдання або його обсягів і багато іншого). Також пояснювальна записка може бути написана для того, щоб пояснити зміст і суть будь-якого документа (звіти, проекти та інші подібні документи). При цьому написати її можна на загальному бланку, яким користується організація. Якщо співробітник зробив дисциплінарний проступок, то відповідно до Трудового кодексу роботодавець має право попросити порушника пояснити ситуацію в письмовому вигляді. У тому випадку, якщо не було надано пояснювальна записка на роботу вчасно, роботодавець може скласти акт про відмову і застосувати дисциплінарні заходи. Тому простіше написати її.

Як написати пояснювальну записку на роботу?

Перш за все, в тексті слід вказати факти,які мають пряме відношення до ситуації, що виникла. Після цього необхідно викласти причини невдалого результату справи (погодьтеся, пояснювальну записку в разі перемоги керівництво не вимагає). Писати краще діловою мовою, думки повинні бути виражені коротко і ясно. Слід описувати тільки факти, що стосуються справи, уникати виправдань (в цьому випадку ви явно визнаєте свою провину) і неправдивого викладу фактів. Записка повинна бути вагомою і аргументованою. Непогано, якщо є можливість порадитися з колегами, рідними або друзями. Пояснювальна записка, зразок якої наведено нижче, може бути написана від руки із зазначенням реквізитів.

Види пояснювальних записок

Умовно подібні записки можна розділити на двавиду: виправдувального і пояснювального характеру. Перший варіант працівник надає в тому випадку, коли необхідно вказати причини власного правонарушітельного діяння. Пояснювальні ж записки оформляються працівником для пояснення причин скоєного, із зазначенням обставин і умов, що не залежать від волі автора записки.

Найчастіше пояснювальні документи вимагають внаступних випадках: запізнення на роботу, поява на робочому місці в стані алкогольного, наркотичного або токсичного сп'яніння, вчинення розкрадання майна з робочого місця, досконалий аморальний проступок, відсутність на робочому місці або прогул, недотримання правил охорони праці, недотримання трудової дисципліни, надання недостовірних відомостей у уповноважені органи. Звичайно ж, простіше написати її, коли є приклад пояснювальної записки перед очима.

Форма пояснювальної записки

На практиці підлеглий оформляє документ водному екземплярі на аркуші стандартного формату (А4). Як правило, записка оформляється на ім'я керівника компанії або організації. Існують уніфіковані форми подібних документів, але вони носять тільки рекомендаційний характер. За бажанням керівника може бути виданий указ про використання єдиної форми пояснювального документа в організації. У разі якщо працівник написав записку в довільній формі, що відрізняється від затвердженої, керівник не повинен вважати її недійсною, оскільки на суть пояснення це не впливає.

оформлення

Суть пояснювальної записки полягає в тому, щобпояснити вищестоящому керівництву причини невиконання доручення, порушення технологічної або трудової дисципліни. У реквізитах повинні бути обов'язково вказані: повне найменування організації, ПІБ керівника, якому адресована записка, найменування ( «Пояснювальна записка»), номер реєстрації документа і дата його складання, невеликий підзаголовок до самого тексту ( «Відносно ...», «Про ...») , ПІБ укладача. Далі йде текст пояснення і особистий підпис. Структура пояснювального тексту повинна бути розбита на дві частини: фактичну (із зазначенням фактів, що призвели до написання записки) і пояснює (із зазначенням причин, що пояснюють ситуацію або сам факт порушення). Слід також зазначити, що реквізити службової та пояснювальної записки схожі між собою.

У яких випадках потрібно вимагати пояснювальну записку?

Дисциплінарне стягнення і його накладеннярегулюється Трудовим кодексом. Перш ніж накласти на працівника стягнення, важливо документально підтвердити факт порушення. Тільки після цього з працівника можна вимагати написання пояснювальної записки з викладенням причин його поведінки.

Далі керівництво аналізує причини і приймаєрішення: вважати їх поважними чи ні. У тому випадку, якщо пояснення в письмовому вигляді не надані після закінчення двох робочих днів, складається акт, який повинні підписати як мінімум два свідки. При наявності такого акта, керівник має право накласти на працівника дисциплінарне стягнення навіть без пояснень самого працівника. Дисциплінарне стягнення можна накласти не пізніш одного календарного місяця з моменту виявлення порушення. Відлік цього терміну припиняється в разі, якщо працівник перебуває у відпустці або на лікарняному. Стягнення не може бути застосовано після закінчення шести місяців з моменту виявлення порушення.

Приклад пояснювальної записки

1. Оформлення записки про порушення трудової дисципліни

Керівнику ТОВ «Енергозбут»

Петрову П.П.

20.10.2010 № 23-45 / 12

Пояснювальна записка

Про затримку поставки матеріалів

Я, Іванов Іван Іванович, відповідальний запоставку матеріалів і витратних елементів, займаю цю посаду з 15.07.2010. У понеділок 18 жовтня 2010 року я мав доставити матеріали в ІП «Енергетик». Але через несправність вантажного автотранспорту доставив тільки 19 жовтня.

Особистий підпис

2. Приклад пояснювальної записки з гумором (реквізити заповнюються як у першому прикладі). «Запізнився на роботу 19 березня 2013 року до поважної причини. Вранці, перед тим як йти в дитячий сад, синові дуже сильно захотілося в туалет (по фізіологічної нужді). Час мого запізнення в точності відповідає тривалості перебування дитини в туалеті. Вважаю, що даний випадок можна віднести до числа ситуацій непереборної сили (форс-мажор), оскільки він не залежав від мого бажання прийти на роботу вчасно ».

Писати пояснювальну з відтінком гумору слід тільки в тому випадку, якщо ви впевнені, що вона буде правильно зрозуміла вашим керівником.